Jak napisać oficjalny e-mail? strona 1 z 2

Zastanawiałeś się kiedyś, jak w poprawny sposób napisać oficjalny e-mail tak, żeby świadczył o tym, że jesteś profesjonalistą, nawet jeśli brakuje ci jeszcze doświadczenia? Wiedza na temat pisania profesjonalnych maili jest bardzo istotna. Czasem to e-mail jest pierwszą formą kontaktu z klientem i to od niego zależy, jakie zrobisz na nim wrażenie.
Poniżej przedstawiam w jaki sposób należy pisać oficjalne e-maile, które przynoszą firmie korzyści.
Jak napisać oficjalny e-mail?
1
Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę pisząc profesjonalny e-mail jest jego tytuł (temat). Pola temat nigdy nie można zostawiać pustego. Nikt nie przeczyta maila bez tematu. Temat powinien być krótki i treściwy. Jako nadawcę należy zawsze podawać swoje imię i nazwisko, względnie nazwę firmy, a w tytule maila trzy, cztery słowa charakteryzujące jego treść.
2
Treść e-maila należy zawsze poprzedzić grzecznościowym powitaniem. Powinno ono świadczyć o twoim szacunku do adresata, ale jednocześnie wskazywać na przyjacielskie podejście.
Jeśli wcześniej rozmawiałeś z adresatem wiadomości lub spotkałeś się z nim twarzą w twarz, możesz użyć w powitaniu jego imienia, względnie grzecznościowego „Pan/Pani” poprzedzającego nazwisko. Dobrym zwrotem rozpoczynającym powitanie jest słowo „Witaj”. Jest ono grzeczne, ale nie nazbyt formalne. Podsumowując: w tym przypadku e-mail możesz zacząć stwierdzeniem: „Witaj Andrzeju” lub „Witam Panie Nowak”.
Jeśli nie rozmawiałeś z adresatem wiadomości, ani nie mieliście okazji się wcześniej spotkać, koniecznie musisz poprzedzić jego nazwisko (względnie imię i nazwisko) zwrotem Pan/Pani. Powitanie zacznij od słów „Szanowny” lub „Drogi”, np. „Szanowny Panie Nowak”, „Droga Pani Kowalska”.
Udostępnij na FB
3
Jeśli chodzi o treść właściwą, należy sformułować ją tak, by była krótka i treściwa. Osoba, do której wysyłasz e-mail, prawdopodobnie ma w skrzynce dużo korespondencji i nie będzie mieć czasu na czytanie czegoś, co uzna za długie i mało konkretne. Istotę sprawy należy przedstawić już w pierwszych zdaniach wiadomości. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że e-mail zostanie uznany za spam.
4
Ostatnią rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest podpis. Dobrym zwyczajem jest poprzedzenie go słowami „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”. W podpisie należy podać swoje imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu i adres strony internetowej (jeśli ją posiadasz).
Przeczytaj teraz: Jak założyć e-mail?
  • Komentarze Tipy.pl (7)

Nie będzie widoczny na stronie
 
ola - 2017-05-08
WITAM jest niepoprawne. Może tak powiedzieć gospodarz witający swoich gości ale nie możemy tego użyć w mailu a już tym bardziej w oficjalnym. Bo niby dlaczego mielibyśmy pisać WITAM do swojego szefa, jakbyśmy byli gospodarzem i witali go u siebie. To niegrzeczne i niepoprawne.
Babadook - 2016-10-13
Kompletnie nic, ale to NIC z tego artykułu nie wynika. Same ogólniki, jak poradnik dla piątoklasisty. Podsumował bym to, mniej więcej, tak: "maila trzeba napisać tak, żeby było dobrze". Super.
Paweł - 2016-01-11
"Witam" ??? Co za ignorant pisał ten poradnik???
szampan - 2012-11-27
"Witaj" faktycznie przyjęło się, ale NIE jest poprawne. Szczególnie źle wygląda w korespondencji oficjalnej. Jest dobre dla ignorantów, którzy nie mają nic przeciwko, by postrzegano ich jako ignorantów.
Problemem jest brak dobrego substytutu w korespondencji "półoficjalnej"..
MONIKA - 2012-11-26
Polecam ciekawy kurs internetowy, który znalazłam na YT http://www.youtube.com/watch?v=jXVarU4kGC0 Dużo ciekawych informacji na temat pisania maili.
rey - 2012-03-29

ciekawe jak k....a nikt nie przeczyta maila bez tematu.. kto by to wytrzymał..

Carol - 2012-01-26
Żadne "Witaj" w oficjalnej korespondencji! Zamiast tego "Szanowna Pani Mgr/Dr/Prof. Kowalska"
Truskawki to bardzo smaczne i przydatne owoce. Robimy z nich dżemy, soki, konfitury, nalewki oraz smakowite desery. Z...
Newsletter - Bądź na bieżąco Codziennie nowa porada w twojej skrzynce
Logowanie   Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się
E-mail

Hasło

   
  Zapamiętaj mnie
Możesz zalogować się
używając konta Facebook


lub
Zapomniałeś hasła - kliknij tutaj
Zarejestruj się za darmo   
E-mail

Hasło

Powtórz hasło


Możesz zarejestrować się
używając konta Facebook


lub